Компанияға арналған нұсқаулық

01Қалай қосылуға болады

Өтінімнен дайын кабинетке дейін бір жұмыс күні жетеді.

1. 1

   Бізге жазыңыз

   Сайттағы WhatsApp немесе e-mail арқылы: компанияның атауы мен БСН (ЖСН), байланыс тұлғасы, қажет тесттер және қызметкерлердің шамамен саны. Қанша тапсыру алу керегін, ЖИ-талдау мен ЖИ-көмекші хабарламалары қажет-қажет еместігін айтамыз.

2. 2

   Шот және шарт

   Шот немесе коммерциялық ұсыныс жібереміз. Шарттар «Ұйымдарға арналған жария офертада»; шотты төлеу оны қабылдау деп есептеледі. Төлемді шотқа аударым арқылы немесе Kaspi Pay арқылы жасауға болады; актіні және қажет болса ЭШФ-ты поштаға жібереміз. Мемлекеттік мекемелермен жеке жазбаша шарт жасаймыз.

3. 3

   Пакеттерді біз қосамыз

   Төлемнен кейін пакеттерді қосамыз: мысалы, тесттің 100 тапсыруы және 30 ЖИ-талдау, ал шотта болса — ЖИ-көмекші хабарламалары да. Тапсырулар мен ЖИ-талдаулар 12 ай жарамды, егер шотта өзге мерзім көрсетілмесе; хабарламалардың мерзімі жоқ. Қосылған бәрі компанияның «жалпы қалдығына» түседі және «Квоталар» қойындысында көрінеді.

4. 4

   Әкімшіге шақыру

   Кабинетті жүргізетін адамға — персонал жөніндегі директорға, басшыға немесе компания иесіне — бір реттік сілтеме жібереміз. Сілтеме 14 күн жарамды және бір рет қабылданады; қабылдаған соң ол компанияға толық қолжетімділік алады.

02Кабинетті алғаш реттеу

1. 1

   Шақыруды қабылдаңыз

   Сілтемені ашып, 105.kz аккаунтына кіріңіз (немесе тіркеліңіз), компания атынан әрекет ететініңізді белгілеп, офертаны, келісімді және құпиялылық саясатын қабылдаңыз да, «Шақыруды қабылдау» түймесін басыңыз. Шақыру e-mail-ға жіберілсе, оны тек сол мекенжайы бар аккаунт қабылдай алады. Кабинет бірден ашылады.

2. 2

   Бөлімдер құрыңыз

   «Шолу» қойындысында «Бөлім құру» түймесін басыңыз — атауы жеткілікті, мысалы «Сату бөлімі». Орын шегін қоюға болады (1-ден 10 000-ға дейін): шек толғанда жаңа қызметкерлер қосыла алмайды. Бірден шақыру сілтемесі, 8 таңбалы кіру коды және QR-код пайда болады. Қызметкер тек бір бөлімде тұрады, сондықтан адамдарды әрқайсысы біреуіне жататындай етіп бөліңіз.

3. 3

   Тағайындалған тесттерді тексеріңіз

   Компанияда пакеті бар тесттер бөлімге автоматты түрде тағайындалады. «Тағайындалған тесттер» карточкасында «Өзгерту» түймесін басыңыз: артық тестті алып тастауға немесе «ЖИ-талдауымен» ауыстырғышын өшіруге болады — сонда қызметкерлер тек тест тапсырады.

4. 4

   HR-менеджерді шақырыңыз

   Бөлім карточкасында — «HR-менеджерді шақыру» (немесе «Қолжетімділік» қойындысы → «Шақыру»). HR-менеджер тек өз бөлімін көреді: қызметкерлер, нәтижелер, тесттерді тағайындау және қайта тапсыру. E-mail көрсетсеңіз, шақыру хатпен кетеді және оны сол мекенжайдың иесі ғана қабылдайды; e-mail болмаса, сілтемені өзіңіз беріңіз — ол бір-ақ рет көрсетіледі.

5. 5

   Сілтемені қызметкерлерге беріңіз

   Сілтемені, кодты немесе QR-ды HR-менеджер немесе өзіңіз таратасыз: пошта арқылы, жұмыс чатында, жаңа қызметкерлерді бейімдеу кезінде немесе жоспарлау отырысында экраннан; ол үшін «WhatsApp» және «Бөлісу» түймелері бар. Қызметкер 105.kz аккаунтына кіріп, қатысуды растайды да, бірден керек бөлімге түседі. Таратқанға дейін тестілеу не үшін қажет екенін және нәтижені кім көретінін түсіндіріңіз («Компания өзіне алатын жауапкершілік» тарауын қараңыз).

03Кабинетте не қайда

• «Шолу» — әр тест бойынша пакет қалдықтары мен ең жақын мерзімі, бөлімдер, қызметкерлер және аяқталған тапсырулар саны, бөлім карточкалары. Бөлімдер осында құрылады.
• Бөлім карточкасы («Шолудан» ашылады) — сілтеме, код және QR, «Тағайындалған тесттер», бөлімнің HR-менеджерлері, әр тест бойынша күйі көрсетілген қызметкерлер тізімі және «Баптаулар»: атауы, орын шегі, мұрағат.
• «Қызметкерлер» — қосылғандардың бәрі: бөлімі, қосылған күні және тапсырылған тесттер саны; аты-жөні немесе email бойынша іздеу, бөлім бойынша сүзгі.
• «Нәтижелер» — аяқталған тапсырулар, іздеу, бөлім мен тест бойынша сүзгі және CSV жүктеу. Нәтиже ішінен есепті қызметкерге жіберуге және ЖИ-талдауды іске қосуға болады.
• «ЖИ-көмекші» — бөлімдеріңіздегі қызметкерлердің нәтижелерін білетін ЖИ-мен чат; хабарлама қалдығы да осында. Көмекші қосылған кезде қойынды пайда болады.
• «Квоталар» — қалдықтар, бөлімдер мен қызметкерлер бойынша бөлу, бөлу тарихы және жұмсалу журналы.
• «Қолжетімділік» — кабинеттің өзінде кім жұмыс істейді (компания әкімшілері мен HR-менеджерлер) және қандай шақырулар әлі жарамды. «Қызметкерлермен» шатастырмаңыз: ол жерде тесттер тапсыратындар тұр.
• Мұның бәрін компания әкімшісі көреді: персонал жөніндегі директор, басшы немесе иесі. HR-менеджер тек өз бөлімімен жұмыс істейді: оған «Квоталар» мен «Қолжетімділік» көрінбейді, басқа бөлімдер мен жалпы қалдық та көрінбейді.

04Бірліктер қалай жұмсалады

• Бір тапсыру қызметкер тестті бастаған кезде есептен шығады. Басталған тестті жалғастыру ештеңе шығармайды.
• Бір қызметкер — бір тестке бір әрекет. Қайта тапсыруға HR-менеджер немесе әкімші рұқсат береді (қызметкер мәзірінде «Қайта тапсыруға рұқсат беру»), жаңа әрекет басталғанда ол тағы бір бірлік шығарады. Ол басталмай тұрып рұқсатты кері қайтаруға болады — бірлік жоғалмайды.
• ЖИ-талдау — жеке бірлік. Бірінші рет іске қосқанда шығады; ақаудан кейінгі қайта іске қосу тегін.
• Бірліктер мерзімі ең жақын пакеттен алынады. Мерзім өткен соң пайдаланылмаған бірліктер жойылады, сондықтан тесттерді алдын ала таратыңыз.
• Компания бірліктері таусылса немесе тест тапсырылып қойған болса, қызметкер оны өз есебінен тапсыру ұсынысын көруі мүмкін. Бұл — оның жеке сатып алуы: компания оның ақысын төлемейді және нәтижені көрмейді.
• Біздің тарапта техникалық ақау болса, бізге жазыңыз — бірлікті өтейміз.

05Квоталар және бөлімдер бойынша бөлу

«Квоталар» қойындысын тек компания әкімшісі көреді.

• Шот бойынша біз қосқанның бәрі — компанияның «жалпы қалдығы», ол үш түрлі: «Тапсырулар», «ЖИ-талдаулар» және «ЖИ-чат (хабарламалар)». Сіз ештеңе бөлмегенше, кез келген қызметкер тапсырулар мен ЖИ-талдаулардың жалпы қалдығын жұмсайды — шағын компанияға бұл жеткілікті (хабарламалар туралы — төменде).
• Шығынды бақылауда ұстау үшін бірліктерді бөліңіз: бөлімге — оның жолындағы «Бөлу» түймесі, нақты қызметкерге — бөлім жолындағы «Қызметкерлер» түймесі, содан кейін аты-жөнінің қасындағы «Бөлу». Бөлімге бөлінгені жалпы қалдықтан, қызметкерге бөлінгені оның бөлімінің қалдығынан алынады, ол жетпесе — жалпыдан.
• Қызметкер бірліктерді мына тәртіппен жұмсайды: алдымен өзінікін, содан кейін бөлімінікін, соңында жалпы қалдықты. Басқа бөлімдердің бірліктері оған қолжетімсіз, ал жалпы қалдықта қалдырғаныңыз — бәріне ортақ қор.
• Бөлімнің барлық қызметкеріне бірден: «Қызметкерлер» → «Барлығына бірден» → «Әрқайсысына қосу» немесе «Дейін жеткізу» → «Барлығына қолдану». Бірлік жетпесе, ештеңе өзгермейді: операция не толық орындалады, не мүлде орындалмайды.
• «Қайтарып алу» жұмсалмағанды қайтарады: бөлімнен — жалпы қалдыққа, қызметкерден — оның бөлімінің қалдығына. Жұмсалғаны қайтпайды.
• «Назар аударыңыз» блогы бөлінген бірліктер таусылған немесе таусылып бара жатқан бөлімдерді көрсетеді және бірден «Бөлуді» ұсынады. Қызметкер компаниядан кеткенде немесе басқа бөлімге ауысқанда оның жұмсалмаған бірліктері бөлімге қайтады.
• ЖИ-чат хабарламалары басқаша жұмыс істейді: жалпы қалдықты тек кабинеттің ЖИ-көмекшісі жұмсайды. Қызметкердің жеке ЖИ-чатын компания оған хабарлама бөлгенде ғана төлейді — бөлімге немесе жеке.
• «Бөлу тарихы» — кім, кімге, қанша және қайдан бөлді немесе қайтарып алды; «Өздігінен қайтты» жазбасы — қызметкер кеткенде немесе ауысқанда автоматты қайтару. «Жұмсалу журналы» — әр жұмсалу: қашан, не жұмсалды, қай тест бойынша, қай қызметкерде және кім іске қосты.
• Жалпы қалдық таусылса, «Толықтыру» түймесін басыңыз (дайын хабарламасы бар WhatsApp ашылады) немесе сайттағы e-mail арқылы бізге жазыңыз: шот бойынша толықтырамыз.

06Компанияда құрам өзгергенде

1. 1

   Қызметкер басқа бөлімге ауысты

   Қызметкердің жолында әкімші «Басқа бөлімге ауыстыру» таңдайды. Нәтижелер онымен бірге көшеді, жаңа тегін әрекет пайда болмайды, оған жіберілген сілтемелер жұмысын жалғастырады, ал жұмсалмаған жеке бірліктер бұрынғы бөлімге қайтады. Қызметкер өзі де ауыса алады: жаңа бөлімнің сілтемесін немесе кодын ашса, жүйе ауысу туралы ескертіп, растауды сұрайды.

2. 2

   Қызметкер жұмыстан кетті

   «Бөлімнен шығару» (әкімшіде де, HR-менеджерде де бар) қызметкердің нәтижелерін кабинеттен жасырады және жіберілген сілтемелерді өшіреді. Нәтижелердің өзі қызметкердің жеке кабинетінде қалады. Егер оның кабинетке қолжетімділігі болса, «Қолжетімділік» қойындысында алып тастаңыз.

3. 3

   Қызметкер өзі шықты

   Қызметкер өз профилінде, «Менің ұйымдарым» бетінде компаниядан шыға алады. Әсері шығарумен бірдей; ол бөлімнің сілтемесі немесе коды арқылы қайта қосыла алады.

4. 4

   HR-менеджер ауысты

   «Қолжетімділік» қойындысында кеткеннің «Қолжетімділікті алып тастау» түймесін басыңыз (мұны бөлім карточкасында да жасауға болады) және жаңасын шақырыңыз. Қолжетімділігі алынған адамға оны тек жаңа шақыру арқылы қайтаруға болады.

5. 5

   Бөлім таратылды

   Бөлімнің «Баптауларында» «Мұрағатта» ауыстырғышын қосыңыз: қосылу мүмкін емес, нәтижелер сақталады, бөлімді кез келген уақытта қайтаруға болады. Мұрағаттағы бөлімде жаңа тесттер қолжетімсіз, ал көмекші оны көрмейді — сондықтан алдымен қызметкерлерді жаңа бөлімдерге ауыстырыңыз.

6. 6

   Сілтеме бөтен адамға кетті

   «Жаңа сілтеме шығару» — ескі сілтеме, код және QR бірден жұмысын тоқтатады, ал қосылып қалғандар орнында қалады. «Сілтеме арқылы қабылдау ашық» ауыстырғышы сілтемені өзгертпей кіруді жабады.

07Компания өзіне алатын жауапкершілік

Бұл — ұйымдарға арналған оферта шарттары мен платформа қағидалары, сілтемелерді таратқанға дейін назар салған жақсы.

• Қызметкерлерге тестілеу не үшін қажет екенін, нәтижені компанияда кім көретінін және көмекшіні пайдаланатынын алдын ала айтыңыз. Қызметкерлердің дербес деректерін өңдеуге заңды негізді компанияның өзі қамтамасыз етеді.
• Компанияда ЖИ-көмекшімен жұмыс істесе, қызметкерлердің деректерін ЖИ-модельдермен өңдеуге және ЖИ-провайдерлерге беруге келісімдерін алыңыз: олардың серверлері Қазақстаннан тыс жерде болуы мүмкін.
• Қызметкер бөлімге өзі қосылып, міндетті белгіні қояды: нәтижелерді HR-менеджер мен компанияның уәкілетті қызметкерлері көреді, олар ұсынымдық сипатта және кадр шешімдерінің жалғыз негізі бола алмайды. Адамдарды бөлімдерге олардың хабарынсыз қоспаңыз, сілтемені, кодты және QR-ды тек шақырылатындарға беріңіз.
• Сіз қосылу формасындағы аты-жөнін, аккаунттың e-mail-ын, бөлімі мен қосылған күнін, тағайындалған тесттердің күйін, компанияда тапсырылған тесттердің нәтижелерін және компания төлеген ЖИ-талдауларды көресіз. Көрмейсіз: қызметкердің жеке сатып алулары мен төлемдерін, компаниядан тыс тапсырған тесттерін, ЖИ-талдау сауалнамасының жауаптарын, IP-мекенжайлары мен құрылғыларын, басқа ұйымдардағы мүшелігін және жеке ЖИ-чаттағы сұхбаттарын.
• Нәтижелер мен ЖИ-талдаулар — ұсыным, диагноз емес. Олар жұмысқа алу, ауыстыру, жұмыстан шығару немесе тәртіптік шаралар туралы шешімдердің жалғыз негізі бола алмайды: мұндай шешімдерді компания қабылдайды және оларға жауап береді.
• Нәтижелер тек қызметкердің өзіне, жеке сілтеме арқылы жіберіледі: ол 30 күн жарамды және оны «Жіберілген сілтемелер» тізімінде кері қайтаруға болады. Жеке нәтижелерді жариялауға, рейтинг ілуге және нәтижелерді үшінші тұлғаларға жіберуге болмайды.
• CSV жүктемелері мен жүктелген есептер (PDF, PNG) — дербес деректер: оларды қауіпсіз сақтаңыз, бөтен адамдарға бермеңіз және жұмыс бітісімен жойыңыз.
• Кабинетке қолжетімділік жеке шақыру арқылы, жеке аккаунтпен беріледі және адам кеткенде немесе рөлі өзгергенде «Қолжетімділік» қойындысында алынады. Қызметкерлеріңіздің кабинеттегі әрекеттері компанияның әрекеттері болып саналады; шақырулар, нәтижелерді жіберу, жүктемелер және қайта тапсыруға рұқсаттар платформа журналдарына жазылады.
• Деректердің сыртқа шыққанына немесе қызметкерлердің деректеріне бөтен адамның қолжетімділігі бар деп күдіктенсеңіз, бірден info@105.kz мекенжайына жазыңыз.

08ЖИ-көмекші

«Нәтижелер» қасындағы «ЖИ-көмекші» қойындысы — бөлімдеріңіздегі қызметкерлердің тест нәтижелерін білетін және командамен жұмыс істеуге көмектесетін ЖИ-мен чат.

• Адамның күшті жақтарын және онымен қалай тіл табысуға болатынын айтып, бөлімнің жұмысын, кері байланысты, ынталандыру мен дамытуды қалай құру керектігін, жаңа қызметкердің бейімделуін оның күшті жақтарын ескеріп қалай өткізуге болатынын ұсынады.
• Команда құрамы мен рөлдерге көмектеседі: «Жаңа өнімді іске қосуға төрт адамнан команда құрап беріңізші», «Жоба басшысы етіп кімді қойған дұрыс және неге?», «Бөлімнен кімге жаңа рөл немесе күрделірек тапсырмалар сәйкес келеді?». Бұл — бөлімдеріңіздегі адамдар арасынан таңдау: көмекші оларды өзі іздейді, негізгі балдары мен қысқа себебі бар 3–8 адамды көрсетеді, қандай шкалаларға сүйенгенін айтады және тест — бағдар ғана, шешім жеке әңгімеден кейін қабылданатынын еске салады.
• Бөлімге тұтастай сипаттама береді: күшті жақтары мен олқылықтары, қандай қасиеттер қайшылыққа әкелуі мүмкін және шиеленісті қалай жұмсартуға болады.
• Әкімші көмекшіде компанияның барлық бөлімін көреді, HR-менеджер — тек өз бөлімдерін, кабинеттегідей. Чаттың жоғарғы жағындағы «Сұхбат кім туралы» ауыстырғышы әңгімені бір бөлімге немесе қолжетімді бөлімдердің бәріне бағыттайды. Мұрағаттағы бөлімдер көмекшіге көрінбейді.
• Көмекші тек қосылу формасындағы аты-жөнді, бөлімді, компанияда тапсырылған тесттердің нәтижелерін (әр тест бойынша соңғы әрекетті), олардың күні мен жас нұсқасын көреді. Лауазымдар, еңбек өтілі, жалақы, жұмыс көрсеткіштері мен басшылардың бағалары оған берілмейді, сондықтан олар туралы ештеңе білмейді және болжам жасамайды; ЖИ-талдау сауалнамаларының жауаптары, e-mail, компаниядан тыс әрекеттер және ЖИ-талдау мәтіндері де оған қолжетімсіз.
• Қызметкердің сұхбаттарын әріптестері де, әкімші де, қызметкерлер де көрмейді; қауіпсіздік пен ЖИ-провайдерлер ережелерінің сақталуы, өтініштер мен ақауларды тексеру және жауаптар сапасын бақылау үшін оларды платформаның уәкілетті қызметкерлері қарай алады — әр қарау журналға жазылады. Сұхбаттың атауын өзгертуге немесе оны жоюға болады, ал 3 жыл бойы белсенділік болмаса, ол автоматты түрде жойылады. Көмекшінің ұзақ мерзімді жады жоқ: әр жаңа сұхбат нөлден басталады.
• Жауаптарды ЖИ моделі қалыптастырады, олар ұсынымдық сипатта және қателер болуы мүмкін. Хабарламалар мен нәтижелерді қажетті көлемде ЖИ-провайдерлер өңдейді, оның ішінде шетелде.

09Хабарламалар қалай жұмсалады және толықтырылады

• Бір хабарлама — бір сұрақ пен оған берілген жауап. Кабинетте көмекшімен жұмыс істейтіндердің бәрі компанияның ортақ қалдығын жұмсайды; жауап сәтсіз болса немесе мәтін шықпай тұрып оны тоқтатсаңыз, хабарлама автоматты түрде қайтарылады.
• Көмекшімен жұмыс істейтін әр қызметкердің тәуліктік хабарлама шегі бар.
• Қалдықты әкімші көреді — чаттың қасында және «Квоталарда», «ЖИ-чат (хабарламалар)» карточкасында. HR-менеджер оны көрмейді: оған тек көмекші қолжетімді ме, жоқ па, сол ғана көрсетіледі.
• Хабарламаларды шот немесе шарт бойынша біз қосамыз — тапсыру пакеттерімен бірге немесе бөлек. Қалдықты толықтыру үшін «Квоталардағы» «Толықтыру» түймесін басыңыз немесе сайттағы WhatsApp не e-mail арқылы бізге жазыңыз.
• Бұл қызметкердің жеке ЖИ-чатымен бірдей емес: ол оның бірінші аяқталған тестінен кейін ашылады, оның өз нәтижелері бойынша жұмыс істейді, ал компания оның сұхбаттарын көрмейді. Оған хабарламаларды компания «Квоталарда» бөле алады; көмекшінің ортақ қалдығын қызметкерлер жұмсамайды.

10Көмекшімен жұмыс қағидалары

Көмекшімен жұмыс істейтін әркім оларды бірінші хабарламаның алдында белгі қойып қабылдайды.

• Көмекшіні тек компания қызметкерлерге хабарлаған даму және кадр мақсаттарында пайдаланыңыз.
• Құпиялылықты сақтаңыз: көмекшінің адамдар туралы жауаптары — олардың нәтижелері сияқты жабық мәлімет. Оларды арналмаған адамдарға жібермеңіз.
• Адамдардың денсаулығы мен отбасы туралы мәліметтерді және басқа да қажетсіз дербес деректерді енгізбеңіз.
• Нәтижелер мен көмекшінің жауаптары ұсынымдық сипатта және жұмысқа алу, ауыстыру, жұмыстан шығару немесе тәртіптік шаралар туралы шешімдердің жалғыз негізі бола алмайды. Көмекшіден адамның жұмысын бағалауды немесе жұмысқа алу, лауазымын көтеру, сыйақы не жұмыстан шығару мәселесін шешуді сұрасаңыз, ол мұны еске салып, нәтижелерді нақты жұмыспен салыстыруды және адаммен жеке сөйлесуді ұсынады.
• Көмекшінің жауаптары бойынша жария рейтинг жасамаңыз және адамдарды жария болғанда оларды ренжітуі мүмкін етіп салыстырмаңыз.
• Егер әңгіме адам үшін қауіп туралы болса (зорлық-зомбылық, қудалау, жыныстық қысым, өзіне қол жұмсау ойлары), көмекші бірден психолог пен жауапты мамандарды тартуды, ал өмірге қауіп төнгенде 112-ге қоңырау шалуды кеңес етеді.

11Жиі қойылатын сұрақтар