HR-менеджерге арналған нұсқаулық

01Неден бастау керек

1. 1

   Шақыруды қабылдаңыз

   Компания әкімшісі бір реттік сілтеме жібереді: ол 14 күн жарамды. Оны ашып, 105.kz аккаунтына кіріп, шарттарды растаңыз: нәтижелер құпия, тек компания мақсаттарында пайдаланылады және тек қызметкерлердің өздеріне беріледі, ал жұмысқа алу, жұмыстан шығару немесе тәртіптік шаралар туралы шешімдердің жалғыз негізі бола алмайды. Шақыру нақты e-mail-ге жіберілсе, оны тек осы мекенжайы бар аккаунтпен қабылдауға болады.

2. 2

   Өз бөліміңізді ашыңыз

   Сол жақ мәзірде компанияңыз бар «Ұйымдар» бөлімі пайда болады. Ішінде — «HR-менеджер кабинеті»: «Шолу» қойындысында сіздің бөлімдеріңіз, ал бөлім карточкасында — шақыру, тағайындалған тесттер және қызметкерлер тізімі.

3. 3

   Қолжетімділік беріңіз

   «Қосылуға шақыру» блогында сілтемені көшіріп, бөлім қызметкерлеріне жіберіңіз, 8 таңбалы кодты айтыңыз немесе QR-кодты көрсетіңіз. Қызметкер 105.kz аккаунтына кіріп, бірден сіздің бөлімге түседі. Тәсілдердің егжей-тегжейі — төменде.

4. 4

   Тағайындалған тесттерді тексеріңіз

   «Тағайындалған тесттер» блогында қызметкерлер нені тапсыруы керек екені және тапсыру жеткілікті ме, көрінеді. Тізімді өзгерту керек болса — «Өзгерту» түймесін басып, тесттерді белгілеңіз; «ЖИ-талдауымен» ауыстырғышы тест үшін ЖИ-талдауды қосады. «Тапсыру бірліктері таусылды — ұйым әкімшісіне хабарласыңыз» деп жазылса, оларды тек компания әкімшісі толықтыра алады.

5. 5

   Тізімді қадағалаңыз

   Қызметкер қосылған бойда «Қызметкерлер» тізімінде пайда болады. Тест күйі өзі жаңарады: «Басталмаған» → «Орындалуда» → «Тапсырылды». Адамды аты-жөні немесе email бойынша табуға болады, ал тест бірнешеу болса, тізімді тест бойынша сүзуге болады.

02Шақырудың үш жолы

• Сілтеме — хатқа, жұмыс чатына немесе тарату тізіміне ыңғайлы; «WhatsApp» батырмасы компания мен бөлім атауы және коды бар дайын мәтінді қояды, ал «Бөлісу» құрылғыда болса, жүйелік жіберу мәзірін ашады.
• 8 таңбалы код — жиналыста айтуға немесе чатқа жазуға болады: қызметкер оны «Код арқылы қосылу» бетінде енгізеді. Әріп регистрі, бос орын және сызықша маңызды емес.
• QR-код — келіссөз бөлмесіндегі экраннан көрсетуге немесе хабарландыру үшін басып шығаруға болады; «PNG жүктеу» суретті сақтайды.
• Қабылдауды тоқтатуға болады: «Сілтеме арқылы қабылдау ашық» ауыстырғышы сілтеме мен кодты уақытша өшіреді, ал «Жаңа сілтеме шығару» ескі сілтемені, QR-код пен кодты бірден жарамсыз етеді — қосылып үлгергендер бөлімде қалады. Бөлімге орын шегі қойылса, сілтеменің астында «Толған орындар: 8 / 10» көрінеді.

03Күйлер және қайта тапсыру

• «Басталмаған» — қызметкер бөлімде, тест оны күтіп тұр.
• «Орындалуда · 12/177» — тест басталған, жауаптар автоматты сақталады, кез келген құрылғыдан жалғастыруға болады.
• «Тапсырылды» — нәтиже дайын: оны ашып, қызметкерге жіберуге болады. Қасында ЖИ-талдау белгісі: «Кезекте», «Дайындалуда», «Дайын» немесе «Қате».
• «Қайта тапсыруға рұқсат бар» — сіз тағы бір әрекет бердіңіз; қызметкер оны бастағанда жаңа бірлік шығады.
• «Қолжетімді әрекет жоқ» — бұл жазуды компанияның тест тапсырулары таусылғанда қызметкер көреді; компания әкімшісіне жазыңыз — пакеттер мен қалдықтарды сол жүргізеді.
• Қайта тапсыруға рұқсат беру үшін қызметкер жолындағы «Қосымша әрекеттер» мәзірін ашып, «Қайта тапсыруға рұқсат беру» таңдаңыз. Әдепкіде әр қызметкерде тестке бір әрекет бар; жаңа әрекет компанияның тағы бір бірлігін жұмсайды, ал алдыңғы нәтиже сақталады. Бірліктер таусылса, диалог ескертеді.
• Қызметкер бастамай тұрып ойыңыз өзгерді ме? Сол мәзірдегі «Қайта тапсыру рұқсатын алып тастау» — бірлік әлі жұмсалмаған, ештеңе жоғалмайды. Қызметкердің өзі «Тапсыру» батырмасын және «Сізге тестті қайта тапсыруға рұқсат берілді» жазуын көреді.

04Нәтиже, ЖИ-талдау және жүктеу

1. 1

   Нәтижені ашыңыз

   Қызметкер жолының мәзірінде — «Нәтижені ашу»; бөлімдеріңіздегі аяқталған барлық тапсырулар «Нәтижелер» қойындысында да жиналған. Есепті көресіз: жетекші домен, дәреже бойынша 34 талант және қызметкер атымен қол қойылған PNG мен PDF жүктемелері.

2. 2

   Тағайындауға кірсе, ЖИ-талдауды іске қосыңыз

   «ЖИ-талдауды жасау» батырмасы компанияның бір бірлігін шығарып, толық есеп дайындайды: талант үйлесімдері, даму аймақтары, тәуекелдер және даму жоспары. 10–20 минут алады, бетті жабуға болады. Талдау тағайындауға кірмесе, оны «Тағайындалған тесттер» блогында қосыңыз.

3. 3

   Нәтижені қызметкерге беріңіз

   «Нәтижені жіберу» — жол мәзірінде немесе нәтиже бетінде. «Алушының email-і» өрісінде қызметкер аккаунтының мекенжайы тұр («Қызметкердің email-і» батырмасы өрісті түзетсеңіз, оны қайтарады). Хат тілін таңдап, ЖИ-талдауды қосу-қоспауды шешіңіз (талдау дайын болғанда ауыстырғыш қолжетімді) және алушыны растаңыз: компанияда бұл — қызметкердің өзі. Содан кейін «Email-ге жіберу» немесе «Сілтеме жасау» түймесін басып, сілтемені өзіңіз беріңіз, мысалы, WhatsApp арқылы. Алушы нәтижені аккаунтқа кірмей-ақ сілтеме арқылы ашады.

4. 4

   Қажет болса, сілтемені кері қайтарыңыз

   Жіберілген барлық сілтемелер нәтиже астындағы «Жіберілген сілтемелер» блогында көрінеді: қанша рет ашылғаны және қай күнге дейін жарамды (30 күн). «Кері қайтару» сілтемені бірден өшіреді, мұны болдырмау мүмкін емес.

5. 5

   Бөлімді CSV-ға жүктеңіз

   Қызметкерлер тізімінің үстіндегі «CSV жүктеу» батырмасы: тестті таңдаңыз, файл жүктеледі (тест біреу болса — бірден). Онда аяқталған әр тапсыру бойынша бір жол бар: бөлім, аты-жөні, e-mail, тест, аяқталған күні, ЖИ-талдау күйі, үздік 5 талант және барлық таланттың балдары. Файл UTF-8 кодтауында, «;» ажыратқышымен — Excel бірден ашады, Google Sheets ажыратқышты таңдауды сұрайды. Жүктемеде дербес деректер бар: оны жалпы чаттарға жібермеңіз және жұмыс бітісімен жойыңыз.

05Нәтижелермен жұмыс қағидалары

• Нәтижені тек қызметкердің өзіне және тек платформа құралдарымен — «Нәтижені жіберу» батырмасымен беріңіз.
• Қосылғанда қызметкер өзінің нәтижелері мен ЖИ-талдауларын HR-менеджер мен компанияның уәкілетті қызметкерлері көретінін растайды. Оларды осы шеңберден тыс ешкімге көрсетпеңіз: скриншоттар мен жүктемелерді жалпы чаттарға жібермеңіз.
• Нәтижелерді жарияламаңыз, рейтинг жасамаңыз және қызметкерлерді көпшілік алдында салыстырмаңыз.
• Нәтиже — жұмысқа баға да, диагноз да емес: бұл күшті жақтар туралы әңгіме. Ол жұмысқа алу, лауазымын көтеру, ауыстыру, жұмыстан шығару, сыйақы беру немесе жаза қолдану туралы шешімнің жалғыз негізі бола алмайды — оны адамның нақты жұмысымен салыстырып, онымен жеке сөйлесіңіз.
• Сілтеме бөтен адамға кетсе — жіберілгендер тізімінде кері қайтарып, жаңасын жіберіңіз.

06ЖИ-көмекші

Бөлімдеріңіздегі қызметкерлердің нәтижелерін білетін ЖИ-мен чат: адамға жол табуға, міндетке команда жинауға және рөлдерді бөлуге көмектеседі.

1. 1

   «ЖИ-көмекші» қойындысын ашыңыз

   Ол кабинетте «Нәтижелер» қасында. Көмекші кабинеттегідей сол қызметкерлер мен бөлімдерді көреді — тек сіздікін. Қойынды болмаса, көмекші платформада әлі қосылмаған.

2. 2

   Қағидаларды қабылдаңыз

   Бірінші хабарламаның алдында белгі қойыңыз: көмекші компанияның оқу, даму және кадр мақсаттарына арналған, артық жеке деректерді (денсаулық, отбасы, байланыс) енгізбеңіз, жауаптар ұсынымдық сипатта, ал қызметкерлер туралы мәліметтер құпия. Шектеулердің толық тізімі — төменде.

3. 3

   Бөлімді таңдаңыз

   Чаттың жоғарғы жағындағы ауыстырғыш сұхбатты бір бөлімге немесе барлық бөлімдеріңізге бірден бағыттайды.

4. 4

   Сұрақты жазыңыз немесе айтыңыз

   Сұрақты жазыңыз немесе хабарлама өрісіндегі микрофонды басып, дауыстап айтыңыз: сөзіңіз мәтінге айналады, оны жібермес бұрын тексеріп, түзетуге болады. Жазбаның өзі сақталмайды.

5. 5

   Нақтылаңыз және сұхбаттарға оралыңыз

   Адамдарды көмекші өзі іздейді: ең сәйкес келетіндерін (3–8 адам) негізгі балдарымен және «неге» деген бір жолмен қысқа тізім етіп көрсетеді, қай шкалаларға сүйенгенін айтады және тест — бағдар, ал шешім жеке әңгімеден кейін қабылданатынын еске салады. Қызметкерлерді деректегідей, бөлімімен бірге атайды: «Тегі Аты (Сату бөлімі)». Сол сұхбатта нақтылай беріңіз — бұрынғы сұхбаттарды көмекші есте сақтамайды. Сұхбаттарыңызды әріптестер де, әкімші де, қызметкерлер де көрмейді; олардың атауын өзгертуге немесе оларды жоюға болады.

07Көмекшіден не сұрауға болады

• Бөлім туралы: «Бөлімімнің күшті жақтары мен әлсіз тұстары қандай?», «Бөлімдегі қандай қасиеттер қайшылыққа әкелуі мүмкін және шиеленісті қалай жұмсартуға болады?»
• Командаға немесе жобаға іріктеу: «Жаңа өнімді іске қосуға төрт адамнан команда құрап беріңізші», «Жаңа жобаның басшысы етіп кімді қойған дұрыс және неге?»
• Адам туралы: «Асхатқа қалай жол табуға болады?», «Мадинаның қай күшті жақтарына жұмыста сүйенген жөн?»
• Рөлдер және даму: әр адамның күшті жақтарын ескеріп, командада рөлдерді қалай бөлу керек, «Бөлімнен кімге жаңа рөл немесе күрделірек тапсырмалар сәйкес келеді?»
• Жаңа қызметкердің бейімделуі: «Жаңа қызметкердің бейімделуін оның күшті жақтарын ескеріп қалай ұйымдастыруға болады?» — жаңа қызметкер сол сәтте компанияда тест тапсырып қойған болуы керек.
• Қарым-қатынас және кері байланыс: адамды қалай ынталандыру, оның қасиеттері мен олардың үйлесімін ескеріп әңгімені қалай құру және кері байланысты қалай беру керек.

08Көмекшінің шектеулері мен қағидалары

• Көмекші тек қосылу формасындағы аты-жөнді, бөлімді, компанияда тапсырылған тесттердің нәтижелерін (әр тест бойынша соңғы әрекетті), олардың күні мен жас нұсқасын көреді. Сауалнамалар, e-mail, байланыстар, лауазымдар, еңбек өтілі, жалақы, KPI және басшылардың бағалары, жеке сатып алулар, компаниядан тыс әрекеттер және ЖИ-талдау мәтіндері оған көрінбейді. Бөтен бөлімдерді, байланыстарды және өз қағидаларын ол ашпайды.
• Сондықтан ол қызметкерлердің жұмыс жүктемесін, жетістіктерін, ұжымдағы қарым-қатынасты және рөлден күтілетінді білмейді. Деректерде жоқ нәрсе туралы ол білмейтінін ашық айтып, оны әңгімеде анықтауды ұсынады: «кім шамадан тыс жүктелген» немесе «жоспарды кім жақсы орындайды» деген сұрақтар оған бұйырмайды.
• Жауабы бар әр сұрақ компания қалдығынан бір хабарламаны есептен шығарады; жауап сәтсіз болса, хабарлама автоматты түрде қайтарылады. Әр қызметкердің тәуліктік хабарлама шегі бар.
• Хабарлама қалдығы сізге көрінбейді — тек көмекші қолжетімді ме, жоқ па, сол ғана көрінеді. Компанияның хабарламалары таусылса, оларды компания әкімшісі толықтырады: соған жазыңыз.
• Сұхбаттарыңызды әріптестер де, әкімші де, қызметкерлер де көрмейді. Қауіпсіздік пен ЖИ-провайдерлер ережелерінің сақталуы, өтініштер мен ақауларды тексеру және жауаптар сапасын бақылау үшін сұхбаттарды платформаның уәкілетті қызметкерлері қарай алады; әр қарау журналға жазылады. Деректерді ЖИ-провайдерлер, соның ішінде шетелде, өңдейді. 3 жыл бойы белсенділік болмаған сұхбат автоматты түрде жойылады.
• Көмекшіні тек компанияның даму және кадр мақсаттарында пайдаланыңыз, құпиялылықты сақтаңыз және қызметкерлердің денсаулығы мен отбасы туралы мәліметтерді, басқа да қажетсіз дербес деректерді енгізбеңіз.
• Жауаптар ұсынымдық сипатта: олар жұмысты бағалау, жұмысқа алу, лауазымын көтеру, ауыстыру, жұмыстан шығару, сыйақы беру немесе жаза қолдану туралы шешімдердің жалғыз негізі бола алмайды. Мұндай нәрсе сұрасаңыз, көмекші оны еске салып, дұрыс жолды ұсынады: нәтижелерді адамның нақты жұмысымен салыстыру және онымен жеке сөйлесу. Жауаптар бойынша жария рейтинг жасамаңыз.
• Адамға төнетін қауіпті (зорлық-зомбылық, қорлау, жыныстық мазалау, өзіне зиян келтіру туралы ойлар) сипаттасаңыз, көмекші психолог пен жауапты мамандарды бірден тартуға кеңес береді, ал өмірге қауіп төнсе — 112-ге қоңырау шалуға.

09Жиі қойылатын сұрақтар